Budući da se ova riječ veže uz lean metodologiju nije neobično što “poka-yoke” potječe iz japanskog jezika. Ona znači zaštita od pogrešaka, eng. mistake-proofing. Istočnjački i zapadnjački termin ipak se malo razlikuje. Istočnjački termin označava koncept, a ne proceduru, te je orijentiran uglavnom na ljudsku pogrešku. No, smisao je zajednički – sprečavanje pogrešaka. Poka-yoke prvi je puta upotrijebio poznati japanski stručnjak za kvalitetu Shigeo Shingo šezdesetih godina prošloga stoljeća, a šire je primjenjena kroz TPS (Toyota Production System). To je način razmišljanja koji od zaposlenika čini nepresušni izvor novih ideja kako nešto popraviti i poboljšati, te predstavlja impuls za neprekidno djelovanje.
Načini korištenja zaštite od pogrešaka
Najbolji način prevencije pogrešaka je onemogućiti da se one dogode. Ponekad je to teško provedivo, no često dizajn takve zaštite ovisi samo o stupnju naše kreativnosti i domišljatosti. U pojedinim industrijama kao što je to automobilska, to je uobičajen način razmišljanja, a sve se više počinje koristiti i drugdje. Čest motiv za razmišljanje u tom smjeru je povećanje sigurnosti i smanjenje rizika (nakon kakvog lošeg događaja) pa tako danas uređaji imaju zaštitu automatskog isključenja ako ih ne koristimo određeni broj minuta poput glačala, televizora, različitih strojeva i sl. U automobilima postoje zaštitni mehanizmi koji ne dopuštaju paljenje automobila dok kvačilo nije u ispravnom položaju, tzv. aquastop na perilicama posuđa služi da se perilica ugasi uslijed kvara i spriječi poplavljivanje prostora ili se pojedini strojevi uopće ne mogu uključiti dok određene sigurnosne aktivnosti nisu provedene. Brojači novca pokazuju točan iznos bez pogreške, a barkod na laboratorijskim uzorcima sprječava da se uzorci pomiješaju i da im se pripišu krivi rezultati što bi moglo uzrokovati fatalne posljedice. Sve su to zaštite od pogreške koje ne dozvoljavaju da se pogreška dogodi.
Ako pak pogrešku ne možemo u potpunosti spriječiti, onda barem treba smanjiti rizik da se ona dogodi, pa se tako korištenje bankomata unaprijedilo na način da prije nego s njega preuzmemo novac, prvo moramo izvući bankovnu karticu. Ranije se često događalo da kartice na bankomatima budu zaboravljene nakon što bi novac bio preuzet. Taj zaštitni mehanizam nas međutim ne sprječava da bankovnu karticu ipak ostavimo, no sada je rizik za to mnogo manji i to se događa mnogo rjeđe. Ako pri radu na računalu nešto želimo obrisati, kao zaštitni mehanizam pojavljuje se dodatno pitanje jesmo li sigurni da to želimo, no još uvijek možemo odabrati krivo. Možemo koristiti pravopisnu provjeru dokumenta, no još uvijek ne moramo pogrešku ispraviti. Ako se u automobilu nismo vezali sigurnosnim pojasom, pojavit će se iritantni zvuk upozorenja, no i dalje se možemo voziti. Potpuna zaštita od pogreške bila bi nemogućnost pokretanja automobila dok se nismo vezali pojasom.
Ova tehnika omogućava i detekciju pogreške čim se dogodi jer nije neuobičajeno da se pogreška dogodi i ponavlja jer za nju nitko ne zna, pa se stoga ne može niti otkloniti. Npr. ako smo pokrenuli automobil dok je aktivirana ručna kočnica, svjetlosni signal i zvuk nas upozoravaju da se dogodila pogreška koju, kada smo je svjesni, lako možemo ispraviti. U suprotnom bismo se mogli voziti s aktiviranom ručnom kočnicom.
Sve nabrojane karakteristike proizvoda i usluga ranije nisu postojale. Promišljanjem i iskustvom pri upotrebi, proizvodi su poboljšani i kao takvi postaju novi standard od kojega na kraju koristi ima kupac.
Kako koristiti zaštitu od pogrešaka?
Zaštitu od pogrešaka možemo koristiti na dva načina; prilikom dizajna novih proizvoda, usluga i procesa ili pri dizajnu rješenja već postojećeg problema tj. pri poboljšavanju.
Najbolje je zaštitu od pogreške ugraditi već u fazi prvog dizajna proizvoda, usluga ili procesa jer na taj način preveniramo buduće probleme, te štedimo vrijeme i novac. Treba razmišljati o tome što i gdje može krenuti krivo i to pokušati spriječiti. Ako se već u početku o tome nije razmišljalo na taj način, onda prilikom poboljšanja, odnosno prilikom dizajna rješenja problema treba o tome voditi računa. Mjesta na kojima može doći do pogreške je potrebno identificirati (analiza, povijesni podatci, interne i eksterne reklamacije, defekti itd.) u čemu mnogo može pomoći FMEA alat (Failure Mode and Effect Analysis) koji će kroz analizu ukazati na to koji su postojeći rizici i njihovi efekti, pa prema tome i kakvo rješenje treba dizajnirati. Ako je moguće, ta je mjesta najbolje eliminirati. Ako nije, treba ih učiniti otpornima na pogreške ili smanjiti rizik od pogreške. Ako je sve prethodno teško ostvarivo, onda treba postaviti sustav detekcije pogreške odmah nakon što se dogodila. U svakom slučaju, uvijek je bolje spriječiti nego liječiti.
Lidija Sarta
