Zamislimo da su boca i čaša na slici jednakog volumena. Ako ih napunimo vodom, voda bi istekla prvo iz čaše ili iz boce? Intuitivno i iskustveno, uglavnom će većina nas dati pravilan odgovor.
Poznato je da se procesi sastoje od aktivnosti tj. pojedinačnih koraka. Neki procesi sastoje se od brojnih aktivnosti, dok su drugi pak jednostavniji i mogu imati samo nekoliko koraka. Ako neke od aktivnosti nisu usklađene s ostalima te stoga usporavaju druge aktivnosti, odnosno cijeli proces, kažemo da proces nije izbalansiran tj. imamo uska grla. Dakle, uska grla su ništa drugo nego prepreke koje uzrokuju usporavanje procesa i kašnjenje. Proces koji ima dobar tijek odvija se nesmetano, kao i voda koja bez prepreka teče iz čaše.
SIMPTOMI USKIH GRLA
Čekanje je najočitiji simptom da imamo usko grlo. To može biti čekanje informacija, materijala, poluproizvoda, izvještaja, čekanje na idući korak procesa itd. Osim čekanja simptom je i gomilanje zaostalog posla na određenim mjestima, te visoka razina stresa kod zaposlenika uslijed nemogućnosti pravovremenog obavljanja posla. Često posao nije pravilno raspoređen, pa u jednom trenutku na pojedinim koracima nema posla, a na drugima dolazi do zagušenja.
VRSTE USKIH GRLA
Postoje statička i dinamička uska grla. Statička su ona koja se ne mijenjaju tj. uvijek se nalaze na istom mjestu u procesu. Ta su uska grla predvidiva i konstantna te ih je najlakše pronaći. To može biti stroj s najdužim vremenom ciklusa, najsporiji dobavljač, najsporiji zaposlenik i sl. Dinamička uska grla, kako im ime kaže, promjenjiva su i stoga nepredvidiva, pa ih je mnogo teže identificirati i zbog toga eliminirati ili ublažiti. Često su takva uska grla posljedica dinamičnih sustava i procesa koji se često mijenjaju.
Na Slici 2. možemo vidjeti primjer uskog grla. Proces se sastoji od tri koraka, pri čemu za korak B treba najviše vremena. Ako pretpostavimo da se radi o proizvodnji nekog proizvoda, na koraku A će se proizvoditi toliko poluproizvoda koliko operater na koraku B ne može obraditi jer mu treba više vremena što znači da će operater na koraku C čekati poluproizvode. Ovo je statičko usko grlo.
KAKO ELIMINIRATI USKA GRLA?
Da bismo eliminirali uska grla, prvo ih treba identificirati što možemo učiniti mapiranjem toka vrijednosti (VSM: Value Stream Map), dijagramima toka, korištenjem alata 5 Zašto i sl. Ovisno o procesu i resursima, rješenja će biti različita. U prethodnom primjeru, u procesu na koraku B možemo postaviti tri zaposlenika umjesto jednog, pa će tada proces teći neometano ili, ako to proces dozvoljava, možemo nabaviti bolji stroj i sl. što se naziva balansiranjem proizvodne linije. To ne znači da se isti koncept ne može primjeniti u uslužnim djelatnostima, naprotiv. Poznate su nam čekaonice koje nisu ništa drugo doli mjesta koja pokušavaju ublažiti zastoje tj. uska grla. Da u procesu nema uskih grla, čekaonice bi bile suvišan i nepoznat koncept.
U organizacijama u kojima postoje prethodno navedeni simptomi, smisleno bi bilo provesti analizu, identificirati mjesta zastoja te ih ili eliminirati ili ublažiti. Isto tako, prilikom dizajna novog procesa bilo bi dobro predvidjeti potencijalna uska grla te ih pokušati izbjeći u samom početku kako bismo uštedjeli resurse i vrijeme.
Lidija Sarta
